企業によっては、顧客の元を訪れたり、イベントを開催するなどの目的で、業務中に外出をする機会があります。その際の移動手段として、公共交通機関を用いる企業が多いですが、中には社用車を所有している企業もあると思います。昔よりも公共交通機関を利用しやすくなっているとはいえ、社用車があればサイズの大きな荷物を持ち運ぶ際や、同時に移動する人数が多い場合などに便利です。しかし、社用車を所有するならば、管理を徹底しなければなりません。
車両の管理が重要である理由は以下の通りです。
・交通事故のリスクを低下させられる
・車両の維持にかかるコストを管理できる
・社員の安全を管理できる
以下では、社用車を所有する上で重要なポイントを解説します。
安全運転管理者を置く
乗車定員に関わらず、5台以上の社用車を所有する会社は、安全運転管理者を置く義務があります。運行計画の作成や日常の点検、安全運転の指導などの業務に従事する者で、条件を満たした社員から選任します。安全運転管理者として選任できる社員の条件は以下の通りです。
・20歳以上
・運転管理に関する実務経験が2年以上
・過去2年以内に公安委員会から解任命令を受けていない
・過去2年に特定の違反行為をしていない
運転管理規定を作成する
車両管理規定は、社員が業務中に社用車を使う際のルールを明確にする目的で定めます。必須ではないものの、作成しておくことで、知識や技能の指導をしている証明になります。
また、法律で定められている規定の解釈が社員によって異なった場合、知らず違反行為をしてしまう可能性があります。社用車を運転する際のルールをすべての社員が正しく把握することで違反行為を防ぎ、事故の発生も抑制できます。
管理部門を設定する
社用車を管理する担当の部署を明確化しておくことで、ずさんな管理を防ぎ、事故のリスクも減らせます。さらに、日々の点検など、管理をする担当部署が明確化されることで、万が一社用車に異常が発生した際も迅速な対応が可能です。
中でも、管理部門を明確にしておくことは、管理を迅速かつ効率的にするためにも大切です。例えば、重大な事故に繋がる車両のトラブルにオーバーヒートがあります。ラジエーターの故障により発生するトラブルであるため、ラジエーターに問題があると発覚した場合は迅速に修理や交換が必要です。この時、購入者が決まっていれば社内で話し合うための時間を設ける必要がありません。
管理部門のメンバーが交代した時のことを考え、ラジエーターであればコーヨーラドの製品から購入するなど、部品の修理や交換の手順もマニュアル化しておくと良いでしょう。
社用車の運転中に万が一の事態があれば、運転者だけではなく、会社にも大きな責任が発生します。また、社用車は会社にとっての立派な資産です。事故を防ぐことは、車両（資産）を守ること、社員を守ること、何より会社を守ることに繋がるため、車両の管理は怠らないようにしてください。
